55.1一般规定
55.1.1采购部门的划分
55.1.1.1内购：由国内采购部门负责办理。
55.1.1.2外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
55.1.1.3总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
55.2采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特点，选择下列一种最有利的方式进行采购：
55.2.1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利的，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
55.2.2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
55.3采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需状况，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
55.4 国内采购作业处理
55.4.1询价、比价、议价
55.4.1.1采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需选择三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
55.4.1.2若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应简附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
55.4.1.3属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
55.4.1.4对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
55.4.1.5采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
55.4.1.6“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
55.5呈核及核决
55.5.1采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
55.5.2采购核决权限
附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
55.6订购
55.6.1采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
55.6.2若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
55.6.3采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
55.7进度控制及事务联系
55.7.1国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
55.7.2采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟定对策处理。
55.8整理付款
55.8.1物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
55.8.2内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
55.8.3短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
55.8.4超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
55.9境外采购作业处理(含进口事务、关务)
55.10询价、比价、议价
55.10.1外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
55.10.2请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会同请购部门确认。
55.11呈核及核决
55.11.1比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
55.11.2核决权限
55.11.2.1采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由分管部门负责人核决。
55.11.2.2采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
55.11.3采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
55.12订购与合同
55.12.1“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
55.12.2需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
55.13进度控制及异常处理
55.13.1外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
55.13.2外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
55.13.3外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
55.14进口签证前［“请购单(外购)”核准后］的专案申请
55.14.1专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国家有关外贸部门”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭此向海关申请专案进口及分期缴税。
55.14.2进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
55.15进口签证
外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国家有关外贸管理部门”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
55.16 进口保险
55.16.1 FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
55.16.2进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭此联络该指定的公证行办理公证。
55.17进口船务
55.17.1 FOB、FAS的进口岸件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
55.17.2进口单位(船务经办人员)应将所选定的船运公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
55.17.3如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用状指定船运公司而委由发货人代为安排装船。
55.18进口结汇
进口单位应依“请购单(外购)”标示的“签发信用状日期”办理结汇，并于信用状(L/C)开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。
55.19税务
55.19.1免货物税及“工业用证明”的申请
55.19.1.1进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
55.19.1.2除“免凭国家有关管理部门证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向国家有关管理部门申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
55.19.1.3专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。
55.20输入许可证、信用状的修改
供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
55.21装船通知及提货文件的提供
55.21.1外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
55.21.2外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
55.21.3提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
55.21.4管理进口物品放行证的申请：
进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。
55.22进口报关
55.22.1关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。
55.22.2不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
55.22.3关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
55.22.4海关估税的税率如与进口单位估列者不相符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面形式向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应据 “进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
55.22.5税捐记帐的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度记录表”及“税捐记帐额度控制表”。
55.22.6船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
55.23报关进度控制
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
55.24公证
55.24.1各公司有关业务部门应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
55.24.2外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
55.24.3进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
55.25退汇
55.25.1外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
55.25.2退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。
55.26索赔
55.26.1外购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
55.26.2以船运公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
55.26.3索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
55.27退货或退换
55.27.1外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
55.27.2复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
55.27.3退换的材料进口时依本节有关规则办理。
55.28价格及质量的复核
55.28.1价格复核与市场行情资料提供
55.28.1.1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
55.28.1.2采购部门应就企业内各单位有关部门所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
55.28.2质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
55.28.3异常处理
审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料)，通知有关部门处理。
55.29附则
55.29.1本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。
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